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Effizienzsteigerung im Onboarding-Prozess
Onboarding
Der neue Kollege oder die neue Kollegin fängt in Ihrem Unternehmen an. Dies bedeutet stets eine aufregende und spannende Zeit – sowohl für den neuen Kollegen oder die neue Kollegin als auch alle anderen Mitarbeitenden.
Bestenfalls ist der erste Tag im neuen Unternehmen perfekt organisiert. Mit warmherzigen Begrüßungen, viel persönlichem Kennenlernen. Der Schreibtisch ist mit entsprechendem Büromaterial vorbereitet. Der PC ist eingerichtet, alle Programme sind installiert und funktionieren. Die Zugänge sind eingerichtet.
Hilfreich sind dabei Checklisten, damit an alles gedacht ist. Ist die Checkliste erstmal „perfekt“ aufgestellt, können alle Vorbereitungen ohne großes Überlegen umgesetzt werden.
Informationsflut
Oftmals sind dann die ersten Tage im neuen Unternehmen vollgepackt mit Informationen: Wie ist das Unternehmen organisiert, wer arbeitet in welcher Abteilung, wie fülle ich welche Formulare aus, wo finde ich welche internen Programme für welchen Einsatzzweck oder richte mir Drucker selber ein…
Jeder kennt die verschiedensten Informations-Herausforderungen im neuen Job. Bei anschließend auftretenden Fragen muss man oft nach dem richtigen Kollegen oder der richtigen Kollegin suchen, der oder die Auskunft geben kann.
Frage
„Haben Sie mal durchgerechnet, wie viel Zeit eingespart werden könnte, wenn Inhalte, die immer und immer wieder jede:r neuen Kolleg:in einzeln erzählt werden, nur ein Mal aufgenommen würden?“
Wenn immer wieder benötigte Informationen erst aufgenommen sind, können sie zu jeder Zeit abgerufen werden. Neue Kolleg:innen können darauf zugreifen, wenn es ihnen passt und wenn sie dafür aufnahmebereit sind. So kann eine deutliche Zeitreduktion und gleichzeitig Effizienzsteigerung erreicht werden.
Beispiel-Rechnung 1
6 neue Kolleg:innen pro Jahr (alle 2 Monate)
2 Unternehmens-Mitarbeitende kümmern sich um die Vermittlung der wichtigsten Informationen zum Start der neuen Kolleg:innen
Vorbereitungszeit jeweils 1 Stunde
Durchführung jeweils 6 Stunden
2 Mitarbeitende x 7 Stunden x 6 Kolleg:innen
= 84 Stunden
Beispiel-Rechnung 2
24 neue Kolleg:innen pro Jahr (2 pro Monat)
2 Unternehmens-Mitarbeitende kümmern sich um die Vermittlung der wichtigsten Informationen zum Start der neuen Kolleg:innen
Vorbereitungszeit jeweils 0,5 Stunde
Durchführung jeweils 5 Stunden
2 Mitarbeitende x 5,5 Stunden x 24 Kolleg:innen
= 264 Stunden
*Hier betrachtet sind nur die Stunden der Administration – zusätzlicher Aufwand für die Vorstellung der diversen Abteilungen, der verschiedenen Vorgesetzen und Abteilungsleiter, etc. sind gar nicht betrachtet.
Was bedeutet das für Ihr Zeit-Investment in Zukunft?
Unseren Erfahrungen nach können Sie leicht über 2 Stunden je neuem Kollegen einsparen!
Nehmen Sie sich mal (gedachte) 10 Stunden Zeit, um alle, für neue Kolleg:innen relevante, Informationen zusammenzusuchen und aufzubereiten. Nehmen Sie sich dann (geschätzte) 8 Stunden Zeit, um verschiedenste Informationsnuggets mit einer Gesamtlänge von 2 Stunden aufzunehmen. Diese Zeit investieren Sie einmalig. Aber: Die 2 Stunden der aufgenommen Informationsnuggets müssen Sie in Zukunft im Onboarding-Prozess nicht mehr aufwenden.
Das heißt, in der Beispiel-Rechnung 1 würden damit 12 Stunden (also 1,5 Arbeitstage) pro Jahr frei werden, die sie für andere Aufgaben und qualitativ wertvolle Weiterentwicklungen einsetzen können. In der Beispiel-Rechnung 2 wären dies sogar 48 Stunden – also 6 komplette Arbeitstage pro Jahr. Das ist eine Zeitersparnis von knapp 20%!
Und dies ist nur ein Beispiel von erheblichen Einsparungspotentialen bei immer wiederkehrenden Aufgaben oder Informationsvermittlungen.
Wissen teilen & konservieren
Onboardings & Offboardings
Der digitale Wissenstransfer innerhalb eines Unternehmens ist in zwei Phasen des Mitarbeiter-Zyklus ganz besonders wichtig – wenn neue Mitarbeiter:innen kommen und erfahrene Kolleg:innen das Unternehmen verlassen.
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Wissenstransfer im On- und Offboarding effizienter gestalten können.
