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Der Kollege geht – das Wissen bleibt!
So stellen Sie den Wissenstransfer beim Offboarding sicher
Nicht immer funktioniert eine persönliche Übergabe, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen
verlässt. Nachfolgern fällt es hinterher schwer, sich in die Aufgaben einzuarbeiten, und das
Wissen über bestimmte Tools oder Prozesse, die der alte Mitarbeiter „im Kopf“ hatte, sind mit ihm
aus dem Unternehmen ausgeschieden. Wie können Sie den Wissenstransfer bereits beim
Offboarding sicherstellen und warum ist das so wichtig?
Wie beeinflusst Offboarding meine Attraktivität als Arbeitgeber?
Auf Kununu, Glassdoor oder LinkedIn sind Erfahrungsberichte und Bewertungen über Arbeitgeber
öffentlich sichtbar und potentielle Kandidaten informieren sich mithilfe solcher Portale und
sozialer Medien über Sie. Generell ist es also von Vorteil, nicht nur die Arbeitszeit selbst, sondern
auch den Offboarding-Prozess so zu gestalten, dass er für beide Seiten positiv verläuft. Das
erreichen Sie unter anderem, indem Sie dem scheidenden Mitarbeiter eine schnelle, einfache
Möglichkeit geben, sein Wissen an den Nachfolger zu übergeben – oder noch besser: Wenn Sie
im Verlauf seiner Anstellung bereits dafür gesorgt haben, dass Wissen dokumentiert wird.
Wie behalte ich das Wissen beim Offboarding-Prozess in der Firma?
Wie bei allen Prozessen ist auch beim Offboarding ein strukturiertes und durchdachtes Vorgehen
wichtig. Von der Laptopübergabe bis zum letzten Feedback-Gespräch sollten alle wichtigen
Punkte in einem guten Plan festgehalten sein. Dazu gibt es online zahlreiche Checklisten und
Vorlagen. Spätestens wenn der Mitarbeiter dann seit einer Woche nicht mehr da ist, fällt aber auf,
was nicht bedacht wurde: Es geht nicht nur ein Mitarbeiter – plötzlich fehlt auch das
angesammelte Wissen und Know-How von mehreren Jahren Arbeitserfahrung.
Wir geben Ihnen 4 Tipps, damit das wichtige Thema „Wissenstransfer“ in Ihrem OffboardingProzess nicht zu kurz kommt:
Tipp Nr. 1: Dokumentieren Sie Wissen frühzeitig und kontinuierlich
Einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Offboarding-Programms ist das Timing. Die
Fachexperten in den Abteilungen müssen dazu aufgefordert werden, täglich Wissen zu
dokumentieren und zu teilen – und das nicht erst, wenn sie kurz davor sind, das Unternehmen zu
verlassen. Dieser Ansatz gewährleistet, dass Informationen dann geteilt werden, wenn sie am
aktuellsten sind, und den Mitarbeitern das Wissen dann vermittelt wird, wenn sie sich auch mit
der Thematik auseinandersetzen. Hierzu müssen Unternehmen Software bereitstellen, die diesen
Wissenstransfer schnell und einfach ermöglicht. Komplizierte Prozesse oder Eingabemasken
frustrieren die Anwender und führen zu einer berechtigen Verweigerung der Mitarbeiter. Eine
schlanke, intuitive Lösung hilft, dass Wissens-Dokumentation Teil der Arbeitsroutine wird.
Tipp Nr. 2: Stellen Sie Lernpfade für neue Mitarbeiter bereit
Lernpfade sind Serien von kurzen, sequenzierten Trainingsvideos, die neue Mitarbeiter durch
Prozesse führen oder wichtige Schlüsselinformationen für ihre spezifische Stelle bereitstellen.
Das können auch wichtige Lektionen, Tricks und Hinweise sein. Mithilfe benutzerfreundlicher und
sicherer Videotechnologie können Fachexperten eigene Lernpfade erstellen und einfach
verfügbar machen. Der neue Mitarbeiter kann dann praktisch direkt von seinem Vorgänger lernen
und sich an den vorhandenen Lernmodulen entlanghangeln. Dies kann z. B. über verlinkte Inhalte
in einem Excel-Dokument oder SharePoint-Seite erfolgen. Der Ablageort dieser Lernpfade ist
sekundär. Primäres Ziel muss es sein, dem Fachexperten die Möglichkeit zu geben, sein Wissen
zur Verfügung zu stellen.
Tipp Nr. 3: Ermöglichen Sie globalen und mobilen Wissenstransfer
Bei großen Unternehmen kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter die Verantwortlichkeit wechseln
und ein Aufgabenbereich einem Kollegen in einem anderen Büro oder an einem ganz anderen
Standort zufällt. Die Übertragung des dazu nötigen Wissens lässt sich nur schlecht mit
Präsenzschulungen bewältigen, denn diese sind zeit- und kostenintensiv sowie organisatorisch
aufwendig. Entweder das Wissen ist nicht umfangreich genug für eine eigene Schulung oder der
potentielle Empfängerkreis ist zu klein.
Hier helfen „Lernnuggets“: In Kurzform aufbereitete Lerninhalte, die schnell zu konsumieren und
leicht zu verdauen und zu behalten sind. Gerade bei dezentral organisierten Teams oder
Abteilungen sind solche Nuggets sinnvoll und effektiv. Idealerweise sollten sie als on-demand
abrufbar sein. So sind Mitarbeiter nicht abhängig von Stundenplänen und können sich mit den
Inhalten beschäftige, wenn sie besonders aufnahmefähig sind und wenn das Wissen gebraucht
wird. Unabdingbar angesichts flexibler Arbeitszeiten und -orte ist, dass diese Lernnuggets mit
mobilen Endgeräten kompatibel sind und unterwegs konsumiert werden können.
Tipp Nr. 4: Etablieren Sie eine verlässliche Plattform für den Wissenstransfer
Um einen reibungslosen Wissenstransfer zu ermöglichen, muss eine entsprechende ITInfrastruktur zur Verfügung stellen. Überlegen Sie sich, wie Sie die erstellten Inhalte sinnvoll
archivieren und zugänglich machen. Da es sich in der Regel um firmeninterne Informationen
handelt, muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Neben Offboarding-Themen kann
dieses Portal dann auch weitere Punkte wie Onboarding, Best Practices und
Zusammenfassungen enthalten. Möglichkeiten hierzu bietet ein Intranet, eine Kollaborationstool
oder ein Learning Management System wie zum Beispiel Cornerstone On Demand.
Videos sind der Schlüssel zum Erfolg
Um einen erfolgreichen Wissenstransfer zu gewährleisten sind Videos das ideale Format. Studien
haben gezeigt, dass die besten Lernergebnisse bei einer Kombination aus Bild und Ton erreicht
werden, da diese unterschiedliche Lerntypen ansprechen. Genau diesen Punkt greifen wir bei
SlidePresenter in unserer Software-as-a-Service-Lösung auf. Mit SlidePresenter können Sie selbst
Videoaufnahmen erstellen, diese mit Ihren vorhandenen Inhalten (zum Beispiel PowerPoint-Folien
oder Screen Recordings) kombinieren und sogar mit Quizzen, Links und Untertiteln ganz
individuell gestalten. Durch die problemlose Einbindung in Ihr Intranet, LMS oder andere Tools ist
SlidePresenter ideal geeignet, um Ihr Offboarding effizient, schnell und vor allem nachhaltig zu
gestalten. Wenn ein Mitarbeiter geht, dann bleibt das Wissen zukünftig in Ihrem Unternehmen.
Und mit unseren in Deutschland stationierten Servern ist auch an den Datenschutz gedacht.
Wissen teilen & konservieren
Onboardings & Offboardings
Der digitale Wissenstransfer innerhalb eines Unternehmens ist in zwei Phasen des Mitarbeiter-Zyklus ganz besonders wichtig – wenn neue Mitarbeiter:innen kommen und erfahrene Kolleg:innen das Unternehmen verlassen.
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Wissenstransfer im On- und Offboarding effizienter gestalten können.
