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Das Geheimnis einer agilen Organisation
SlidePresenter im Gespräch mit der Unternehmensberatung Detecon
SlidePresenter bietet nicht nur eine einfache Möglichkeit zum Wissensaustausch, sondern steht auch für Gestaltungsfreiheit, Verantwortung und persönlichen Austausch. Gleichzeitig verkörpert die Firma viele Prinzipien einer agilen Organisation. Die Beratung Detecon hat mit Sebastian Walker, Gründer und CEO, und der HR-Abteilung von SlidePresenter gesprochen, um einen Einblick zu gewinnen, wie die Arbeit in dem Unternehmen stattfindet.
Detecon: Worum geht es bei SlidePresenter genau?
HR: Das erkläre ich gerne an einem Beispiel aus dem Alltag. Stell dir vor, du weißt etwas nicht. Was tust du dann? Du musst dir Wissen aneignen. Das geht auf verschiedene Art und Weise: im Gespräch mit Kolleg:innen und Freund:innen oder über Google auf dem Rechner oder Smartphone. Letzteres kann man tun, wo und wann man möchte. Genau hier setzt SlidePresenter an. SlidePresenter holt diese Einfachheit Wissen zu generieren und auszutauschen ins Unternehmen. Über Google findet man meistens ein Tutorial, in dem zum Beispiel erklärt wird wie etwas funktioniert. Bei unternehmensspezifischen Fragen verhält es sich ein wenig komplexer. In vielen Fällen kann Google hier nicht weiterhelfen oder das Wissen, welches bereits im Unternehmen generiert wurde, ist nicht verfügbar, weil der betreffende Mitarbeitende sich zum Beispiel nicht mit Videobearbeitung auskennt oder nicht das Know-how zum Erstellen von Wissens- und Lerninhalten besitzt. Mit SlidePresenter kann man diese Inhalte intuitiv und einfach erstellen, sodass man Wissen, sobald es gebraucht wird, jederzeit abrufen kann.
Detecon: Wie genau läuft das ab?
HR: Das Tool kann ich zum einen nutzen, um Wissensinhalte zu erstellen. Nehmen wir das Beispiel Urlaubsantrag: Ein:e Kolleg:in kommt zu mir und möchte wissen, wie der Urlaubsantrag korrekt bearbeitet wird. Das dauert an sich nicht lange. Aber fünf Monate später haben sie den konkreten Ablauf vermutlich wieder vergessen und fragen nochmal. Wenn nun noch weitere Kolleg:innen kommen und mir dieselbe Frage stellen, kostet das in Summe viel Zeit – ich werde immer wieder aus meiner Arbeit herausgeholt. Wie praktisch wäre es, wenn ich das Wissen bereits irgendwo abgelegt hätte und die Kolleg:innen einfach selbstständig darauf zugreifen könnten? Das können kleine Themen sein wie mein Urlaubsantrag, der Outlook Autoresponder oder meine Reisekostenabrechnung, aber auch komplexere Themen wie Trainings, Schulungen oder Meetings, die aufgezeichnet werden.
Egal was, mit SlidePresenter ist die Erstellung wirklich total einfach und schnell. Es besteht kein Anspruch auf Hochglanz – das ist gewollt. Authentizität ist sehr wichtig. Wenn mir ein:e Kolleg:in etwas erklärt, hat er oder sie sich davor ja auch nicht extra geschminkt. Natürlich kann ich meine Aufzeichnungen so stark professionalisieren wie ich möchte, aber es soll mir auch möglich sein, meine Handlungen mitzuschneiden und zu kommentieren. Die Videos sollen ohne großen Aufwand in den Alltag integrierbar sein.
Wir haben Kund:innen, die haben genau das evaluiert. Und da wurde ganz klar festgestellt, dass die Aufmerksamkeitsspanne dann am höchsten ist, wenn die Videos „unperfekt“ und authentisch sind. Das ist beispielsweise eine große Abweichung zu den Wissensmanagement-Tools, die viele Unternehmen aktuell nutzen. Man meint immer, die Materialien müssten perfekt sein. Dabei ist die Identifikation mit solchen Inhalten viel höher, wenn man dem Ganzen ein Gesicht gibt.
Detecon: Ihr erreicht also Commitment?
Sebastian: Genau. Und das bietet eine viel größere Identifikationsfläche für die Leute, welche die Materialien sehen. Es geht doch darum, dass Expert:innen und Mitarbeiter:innen sich gegenseitig in ihrer Problemlösung unterstützen. Es ist bekannt, dass der Großteil der Millennials ihr Smartphone zur Problemlösung nutzt. Wenn wir aber dagegen die internen Probleme und Herausforderungen eines Unternehmens betrachten, so kann eine Stelle alleine gar nicht all die Abläufe und Problemlösungen so aufbereiten und zur Verfügung stellen, um dem modernen Problemlösungsverhalten gerecht zu werden.
Detecon: Mithilfe von SlidePresenter kann man also die Durchlässigkeit von Wissen innerhalb eines Unternehmens sichern, weil jeder Mitarbeitende in der Lage ist zur Wissensdokumentation beizutragen. Ist das korrekt?
Sebastian: Ja, genau. Darüber hinaus wird Wissen gesichert, das über den Tag hinweg generiert wird, oft aber einfach wieder verworfen oder vergessen wird. Eine Zeitlang wurde zum Beispiel die virtuelle, dreidimensionale Welt von Second Life sehr gehypt. Mittlerweile ist kaum noch die Rede davon, durchgesetzt haben sich zweidimensionale Communities wie Facebook und Xing. Warum? Weil Innovation nicht schlagartig passiert, sondern iterativ. Es muss ganz niedrige Hürden geben. Und bei Second Life waren die Hürden einfach zu hoch. Deshalb rücken wir bei SlidePresenter den Faktor der Einfachheit in den Vordergrund. Software muss einfach sein, das ist unsere DNA.
Detecon: Gilt dieses Mantra auch für die Zusammenarbeit, die Prozesse und Abläufe innerhalb von SlidePresenter?
Sebastian: Definitiv. Wir haben unternehmensintern eine Maxime, was sowohl die Komplexität der Prozesse angeht als auch die Frage, wie wir beispielsweise mit Geld umgehen. Wir versuchen gezielt, politische Themen aus dem Unternehmen rauszuhalten. Hier ist gesunder Menschenverstand gefragt. Es muss Sinn machen. Wenn es das nicht tut, dann muss man es hinterfragen. Darin sehe ich auch einen Unterschied zu so manchem größeren Unternehmen. Wer ein Thema identifiziert, hat im Zweifelsfall auch die Chance, dieses Thema zu verbessern. Da spielt es keine Rolle, ob er Praktikant oder CEO ist, das macht überhaupt keinen Unterschied.
Detecon: Das klingt fast so, als ob es keine Hierarchien gäbe.
Sebastian: Doch, es gibt Hierarchien. Ich glaube, dass es am Ende jemanden geben muss, der entscheidet. Ohne das würde es aus meiner Sicht nicht funktionieren. Aber bei uns hat jeder die Möglichkeit, an diesen Punkt zu kommen, an dem er frei entscheidet. Er kann ihn sehr schnell erreichen, wenn wir gegeben sehen, dass die Kompatibilität zu unseren Zielen gewährleistet ist. Und wenn man dieses Vertrauen erworben hat, dann werden einem die Verantwortlichkeiten zufliegen. In diesem Zusammenhang spielt die Hierarchie überhaupt keine Rolle.
Detecon: Flache Hierarchien und der damit einhergehende Gedanke etwas aufzubauen – waren das letztendlich auch Gründe dafür, sich selbstständig zu machen?
Sebastian: Einer der Hauptgründe war sicherlich die Trägheit großer Unternehmen. Viele Dinge gehen einfach unglaublich langsam vonstatten. Und ich wollte schon immer gründen. Im Anschluss an mein Studium habe ich kurz für eine Beratung gearbeitet, sagte mir aber schon nach kurzer Zeit: „Komm, mach doch selber!“ Ich begann, mich mit dem Thema E-Collaboration zu befassen und mir fiel auf, dass es einen riesigen Produktivitätskiller gab: Dinge, die wiederholt werden müssen. Und so entwickelte sich SlidePresenter.
Detecon: Im Zusammenhang mit Future Work berufen wir uns häufig auf das Prinzip des „Activity Based Workings“. Kurz gesagt: „Arbeite, wie es dir passt und von wo es dir passt.“ Die Arbeitsumwelt muss nach den Bedürfnissen des Mitarbeitenden hinsichtlich seiner jeweiligen Tätigkeit ausgerichtet sein. Wenn das optimale Arbeitsumfeld nicht im Büro liegt, dann ist das auch in Ordnung. Das Ergebnis steht klar im Vordergrund. Ist das bei euch auch der Fall?
Sebastian: Ja, unter anderem. Wir sind natürlich auch ein Stück weit virtuell, aber eine Arbeitsorganisation, in der beispielsweise das komplette Team vom Home Office aus arbeitet, ist für uns in der heutigen Situation nicht die beste Lösung. Für bestimmte Themen geht das natürlich. Bei standardisierten Themen sehen wir zum Beispiel diese Möglichkeit gegeben. Sobald aber laufend neues Know-how sowie neuer Input einfließen und sich Dinge verändern, muss das auch bei allen wirklich ankommen.
Detecon: Wie sieht es mit Routinen und Ritualen für die Abstimmung im Alltag aus?
Sebastian: Solche Dinge haben wir auch. In unseren Teams gibt es „One on Ones“. Darüber hinaus machen wir regelmäßig Teammeetings und eher locker gehaltene Lunchmeetings, bei denen wir einmal die Woche bestimmte Themen im Büro beim Essen besprechen und durchdiskutieren. Da kann jede:r seine Themen vorbringen. Man kann sagen, wir haben eine große Diskussionskultur, für die wir immer wieder eine Plattform bieten. Das ist auch ein Punkt, den wir in Zukunft noch weiter ausbauen möchten.
Detecon: Ja, das ist wichtig. Ideen entstehen im Austausch und Gespräch.
HR: Genau. Wir möchten bei uns wirklich die Ergebnisorientierung in den Vordergrund rücken. Wir haben ein klares Ziel und dieses steht über allem. Es dreht sich alles um die Erreichung dieses Ziels. Und genau das ist es, was uns in unserer Zusammenarbeit auch so gut zusammenhält. Wir haben diesen definierten Rahmen und darin kann jede:r denken und arbeiten.
Detecon: Das klingt fast wie ein gewisses Verständnis von Agilität – als Begriff momentan in aller Munde. Was bedeutet das für euch?
Sebastian: Gute Frage (lacht). Ich glaube, man könnte fast sagen, wir sind hyperagil. Ich sehe Agilität als hohen Wert an und treibe ihn dadurch auch in unsere Organisation. Das heißt, ich bewege mich genauso schnell, wie ich es von allen anderen erwarte. Genauer genommen versuche ich sogar der Schnellste zu sein in dieser Bewegung. In traditionellen Unternehmen läuft es oft so ab, dass Führung eher gemächlich vonstattengeht. Das passiert bei uns nicht.
HR: Agilität entsteht bei uns schon alleine dadurch, dass wir eine total offene Kommunikation haben. Man spart einfach unglaublich viel Zeit, wenn man nicht politisch agieren muss, sondern Dinge direkt und offen ansprechen kann. Unser Umgang miteinander ist immer respektvoll, aber es ist wichtig, dass man sich keine Gedanken machen muss, ob es hinter dem Austausch möglicherweise eine Hidden Agenda gibt. Es geht einfach um die Sache. Und das macht uns natürlich wiederum sehr agil, weil wir hier viel Zeit sparen.
Sebastian: In Zusammenhang mit Agilität ist uns auch Diversität sehr wichtig. Wir schätzen nicht nur Unterschiede, wir suchen sie sogar ganz gezielt. Wenn man diese Unterschiede respektiert, dann fallen viele Barrieren, welche Agilität in einer Organisation verhindern, auch automatisch weg. Es kann nicht jedes Mal, wenn es etwas Neues gibt, das komplette Unternehmen in seinen Abläufen anhalten. Das ist auch der Grund, weshalb wir immer mitschneiden. Immer, wenn irgendjemand irgendetwas fragt, wird die Antwort einfach mitgeschnitten. So vermeiden wir Wiederholungen, so hat der oder die Nächste, sollte eine ähnliche Frage noch einmal aufkommen, die Lösung schon bereitstehen.
Detecon: Diversität heißt, dass ihr darauf achtet, nicht nur dieselben Typen im Team zu haben. Ist das korrekt?
HR: In bestimmten Fällen definitiv ja. Man muss vielleicht unterscheiden, was genau mit Diversität gemeint ist. Wir brauchen natürlich Leute, welche Agilität leben wollen und unsere Kultur mittragen. Da achten wir sehr stark darauf. Das ist auf der einen Seite ein Luxus, den wir uns leisten, auf der anderen Seite nehmen wir uns auch unglaublich Zeit für unser Recruiting. Wir sprechen beispielsweise sehr viel mit Bewerber:innen. Das wird auch sehr positiv von Bewerberseite aufgenommen, da es eine Passung von beiden Seiten sein muss. Mentalität und Kultur stellen hier eine wichtige Basis dar. Alles andere, wie beispielsweise Skills, Arbeitsweisen oder Denkweisen spielen dann natürlich mit rein. Aber im ersten Schritt muss erst einmal die Basis passen.
Sebastian: Ja. An dieser Stelle sind wir ausnahmsweise mal langsam (lacht).
Detecon: Nicht jeder Mitarbeitende möchte unbedingt so viele Freiheitsgrade bei der Arbeit haben. Es gibt sicherlich Menschen, die feste Strukturen für sich einfordern. Gibt es diesen Mitarbeitertypus bei euch auch?
HR: Nein, das würde auch nicht passen. Es gibt auch Bewerber:innen, die aus großen Unternehmen kommen und nun in einer kleineren Organisation arbeiten möchten, da sie sich mehr Gestaltungsmöglichkeiten erhoffen. Aber nur die Tatsache, dass man dies möchte, bedeutet leider nicht automatisch, dass man das auch kann. Und das müssen die Leute selbst erkennen.
Detecon: Auch wenn die präsente Zusammenarbeit eine wichtige Rolle einnimmt, werden sicherlich viele Ihrer Mitarbeitenden geschäftlich oft unterwegs sein. Wie stellt ihr sicher, dass Kommunikation und Zusammenarbeit weiterhin möglichst effizient stattfinden?
Sebastian: Ganz einfach: Wenn jemand verhindert ist und nicht an einem Meeting oder an einer Absprache teilnehmen kann, bekommt er eine Aufzeichnung des Meetings. Das gilt auch für mich als Geschäftsführer. Wenn ich die ganze Woche unterwegs war und deshalb an den Meetings nicht teilnehmen konnte und nun ein Mitarbeitender zu einem dieser Themen ein „One on One“ mit mir haben möchte, bekomme ich eine Zusammenfassung dieser Absprachen im SlidePresenter-Format.
Detecon: Zum Abschluss haben wir die Bitte einen Blick in die Zukunft zu werfen. Wo seht ihr euch in fünf Jahren?
Sebastian: In fünf Jahren sind wir stark gewachsen. Wir sind sehr international. Die Mehrzahl der globalen Konzerne in Europa und eine ganze Reihe von Konzernen in den USA setzen SlidePresenter für ihren globalen Wissenstransfer ein, das heißt jeder Mitarbeitende dieser Unternehmen hat SlidePresenter an seinem Arbeitsplatz verfügbar und trägt damit zum globalen Wissenspool des Unternehmens bei.
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