„Wissen ist Macht“ – diesen Spruch kennen wir schon lange. Dennoch ist es oft erstaunlich, wieviel Wissen in Unternehmen entweder verloren geht oder doppelt und dreifach abgelegt wird, um einmal die beiden Extreme zu nennen. Dazwischen gibt es jede Menge Abstufungen: z.B. Informationen, die nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter vorhanden sind, oder mit Fachausdrücken gespickte Hilfen, die ihren Namen nicht verdienen.

Was bringt es, das Wissen an Orten oder in Formaten abzulegen, die niemand findet oder sich niemand durchlesen möchte, geschweige denn jemand versteht? Sicher, manche Informationen sind sehr wichtig, aber trotzdem verzichten wir im Alltag darauf. Fragen Sie sich selbst: Wann haben Sie das letzte Mal die Bedienungsanleitung z.B. eines technischen Geräts gelesen, auch auf die Gefahr hin, einen Sicherheitshinweis zu übersehen? Vor allem, wenn die Anleitung recht dick war?

Wir erwarten, dass Dinge intuitiv funktionieren, damit wir Zeit sparen bzw. weil wir uns nicht die Zeit nehmen wollen, auch die letzte Einstellung zu verstehen. Wenn wir eine Anleitung benötigen oder eine Information suchen, sollte sie schnell auffindbar und verständlich sein. Das gilt erst recht im Berufsleben, wo Zeit auch Geld kostet.

Moderne Wissenskommunikation setzt genau dort an. Wissen zu identifizieren, aufzubereiten, zu vernetzen und schließlich einzusetzen ist das Ziel. Manchmal sind es die banalsten Dinge, die das Leben der Mitarbeitenden und Kollegen und Kolleginnen erleichtern. Und sei es nur die eine Funktion am Drucker, die man nur einmal im Jahr benötigt, die aber in den Tiefen des Menüs versteckt und schwer zu finden ist. Wissen zu identifizieren dürfen Sie daher nicht unterschätzen.

Für die Aufbereitung als nächste Stufe müssen ebenfalls viele Fragen beantwortet werden: Sollen Dokumente unkommentiert zu finden sein? In welchem Format soll das Wissen abgelegt werden? In Zeiten, in denen „Video ist der neue Text“ (Josh Bersin) gilt und YouTube wächst (2017 waren es 500 Stunden Videomaterial pro Minute!), ist der Trend eindeutig: Videos erzielen die höchste Resonanz bzw. Aufmerksamkeit unter den Nutzern. Dabei ist Aufbereitung von Wissen im Videoformat weit weniger aufwändig, als Sie vielleicht vermuten.

Wissen zu vernetzen ist mit aktueller Software keine Hürde mehr. Dabei kommt Wissensmanagement in unterschiedlichen technologischen Formen daher: Intranets, Clouds, Wikis, Collaboration Tools, Mitarbeiterportale oder Datenbanken helfen, Inhalte zu strukturieren und zu archivieren. Mittels Verschlagwortung oder Suche sind z.B. Dokumente, Videos oder Bilder gut wiederzufinden. (Dies kann sogar zu Projekt- und Prozessoptimierung beitragen.) In heutigen IT-Landschaften sind dadurch Wissensinhalte jederzeit und an jedem Ort verfügbar.

Dies ist besonders relevant, wenn sich Wissen schnell überholt und die Weiterbildung der Mitarbeitenden mit z.B. Präsenzveranstaltungen zu langsam ist. Für die Gewährleistung der Aktualität bzw. das Produzieren und Einstellen der Inhalte gibt es dann verschiedene Konzepte. Häufig übernehmen das Spezialisten oder sogenannte Wissensmanager, die sich das Wissen zunächst aneignen müssen, um es anschließend widerzugeben.

Auf der anderen Seite stehen Organisationsformen ähnlich denen von Sozialen Netzwerken, in denen die Mitarbeitenden selbst Inhalte einbringen können. Denn es ist wesentlich effizienter, wenn beim Wissenstransfer keine „Stille Post“ gespielt wird.

Wie der Kollege oder die Kollegin, die selbst erkennen, welche Dinge sie immer wieder erklären müssen und es demnach sinnvoll wäre, diese ein für alle Male festzuhalten. Dann stellen sie nur noch den Link zur Verfügung und sparen sich die Zeit für repetitive Erklärungen. Wenn so jeder mithilft, Wissen zu teilen, braucht es keine Wissensmanager/ Spezialisten, so dass der Prozess des Wissenstransfers verschlankt und beschleunigt werden kann.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Wissen nicht verloren geht. Sei es beim On- oder Offboarding, in der internen oder externen Kommunikation – spezielles Wissen wird vielfach abgefragt. Dieses einzusetzen ist bei Beachtung der vorangegangenen Punkte dann die leichteste Übung.

Auf diese Weise bleibt Wissen nicht nur im Unternehmen, sondern unterstützt bei der Transformation in eine digitale Organisation. Mit gut aufbereiteten und verständlichen Inhalten wird Ihren Mitarbeitern das sogar Spaß machen, wie uns unsere Kunden bestätigen. Eine echte Win-Win-Situation!